À l’ère de la transformation numérique, la dématérialisation, ou « démat’ » pour les intimes ; n’a plus de secret pour personne ! Enfin… c’est vite dit… En effet, beaucoup d’idées toutes faites circulent sur cette thématique. De plus, les confusions sont également nombreuses.
Dans cet article, on démêle le vrai du faux à propos de la démat’ !
« La démat’ et la numérisation, c’est la même chose »
FAUX.
La numérisation c’est, selon Le Robert, l’ « action de numériser ». Plus concrètement, en matière de document, il s’agit de faire passer les documents physiques à l’état de documents numériques. On parle donc ici de scanner les documents.
La dématérialisation est beaucoup plus globale. S’il s’agit bien de passer du support physique au support digital, c’est dans une optique beaucoup plus large.
La dématérialisation des documents pourra faire référence à la numérisation mais également à tout ce qui l’accompagne : l’indexation, le classement ou non dans un outil de Gestion Électronique des Documents, etc.
Cette notion inclut aussi le fait de supprimer totalement le document physique en le créant directement au format numérique. Par exemple, on éditera les factures directement sur fichier informatique.
Au-delà du support lui-même, c’est tout le processus de traitement qui peut être dématérialisé à travers des applications et/ou plateformes numériques. Prenons le cas d’une facture fournisseur : celle-ci arrive dans l’entreprise (au format physique ou numérique), intégrée à votre solution logicielle, elle y suivra ses étapes de validation sans jamais passer physiquement dans les mains de celui qui la valide.
« La démat’ est réservée aux grandes entreprises »
FAUX.
S’il est vrai que les organisations de petite taille, de fait, génèrent généralement un moins grand volume de documents, ce n’est pas pour autant qu’elles peuvent faire l’impasse sur la dématérialisation.
Tout au long de sa vie, l’entreprise pour son fonctionnement quotidien génère, reçoit et traite un volume important de documents. Ces derniers représentent un capital important pour l’entreprise. De plus, ces documents sont désormais de multiples natures. Gérer d’un côté les documents physiques et de l’autre les documents numériques peut rapidement se révéler chronophage et complexe.
Sans passer nécessairement au tout numérique, dématérialiser les documents et processus clés pour l’organisation revêt de multiples avantages : gains de temps, traçabilité, sécurité, etc.
La flexibilité des solutions disponibles sur le marché, permet aux entreprises les plus petites de déployer des dispositifs adaptés.
« La démat’, c’est le zéro papier »
FAUX.
Encore aujourd’hui, il est difficile de faire l’impasse totale sur le document physique ; notamment, en raison de la législation qui peine à évoluer aussi rapidement que la technologie.
Pour autant, dématérialiser c’est limiter au maximum le volume des documents physiques. C’est également n’y avoir recours qu’en cas de nécessité, le reste du temps ceux-ci sont consultables dans leur version numérique. Un gage de sécurité et d’intégrité des documents parfois sensibles ou critiques pour l’entreprise.
Cela veut également dire, que l’archivage physique de vos documents n’est pas à négliger ! Et ce, afin d’être en mesure d’identifier où il se trouve et jusqu’à quand il est nécessaire de le conserver.
Vous faire accompagner par un expert dans votre démarche de dématérialisation, vous permettra d’avoir des systèmes d’archivages physique et numérique cohérents, pratiques et bien organisés.
« Un projet de démat’ nécessite l’adhésion de tous »
VRAI.
Vous l’aurez compris, un projet de dématérialisation ne se limite pas à scanner des documents pour les classer sur un dossier de partage. Il a une dimension beaucoup plus globale qui va impliquer des changements dans les pratiques quotidiennes des collaborateurs.
Il est donc important de sensibiliser et impliquer les équipes en amont afin d’emporter leur adhésion.
S’il est clair pour vous que dématérialiser apportera de nombreux avantages, il se peut que certains montre une certaine appréhension face à cette nouveauté. Nouvelles pratiques et changement d’habitudes feront peut-être émerger une certaine résistance au changement. D’où l’importance de ne pas mettre les équipes face au fait accompli, de les impliquer dans le projet et de les accompagner dans ces nouveaux modes de fonctionnement.
« Dématérialiser ses documents ça coûte cher »
FAUX.
Évidemment, c’est un projet qui nécessite de définir un budget. Celui-ci dépendra bien entendu de son périmètre, du volume de document à traiter et des fonctionnalités déployées dans votre système de GED.
En fait, comme dans tout projet de transformation numérique, il convient de raisonner en termes d’investissement plutôt que de coût.
Dématérialiser les documents représente de nombreux avantages pour une organisation, notamment au niveau du temps de traitement et/ou de recherche de documents.
Il est certes difficile de le chiffrer précisément ce que vous coûte le traitement manuel de vos documents, mais on estime qu’un jour par semaine est consacré à la recherche d’information dans l’entreprise (nous avions parlé dans cet article). C’est autant de temps que vos collaborateurs ne consacrent pas à leur mission principale ! Même à leur disposition un outil leur permettant de trouver rapidement ce qu’ils recherchent, leur permettra de rester focus sur des tâches à valeur ajoutée.
« Un projet de dématérialisation documentaire nécessite de se faire accompagner »
VRAI.
À moins de compter dans vos effectifs des professionnels du document, il est recommandé de se faire accompagner dans la dématérialisation de vos archives.
En effet, un expert de la gestion documentaire maîtrise les bonnes pratiques de la gestion des archives physiques et numériques. Il sera le mieux placé afin de définir une stratégie de dématérialisation adaptée à vos besoins et vos contraintes. Il vous accompagnera dans la mise en place de systèmes d’archivage physique et numériques cohérents et adapté. Enfin, il vous guidera dans le choix de la solution logicielle la plus en phase avec vos besoins en termes de fonctionnalités, de facilité d’usage mais aussi de budget.
Nous espérons avoir fait la lumière sur le sujet de la démat’. Des questions restent en suspens ? Parlons-en sur LinkedIn !