De nos jours, les entreprises doivent gérer de gros volumes de fichiers et de documents. Malheureusement, trouver facilement et rapidement des données ou des documents archivés constitue une problématique centrale de toute entreprise. L’absence d’une stratégie de gestion des documents et d’une mémoire d’entreprise collective n’entraîne pas qu’une perte de temps, elle nuit en outre à l’efficacité des processus et de l’organisation en général. Dans cet article, nous allons vous expliquer tout ce que vous devez savoir sur la gestion des documents au sein d’une entreprise.
Les éléments à prendre en considération dans le cadre de la gestion des documents
Afin de garantir un déploiement optimal de la gestion des documents, il est impératif de prendre en considération quelques éléments. Ces derniers doivent constituer une piste de cadrage du projet de gestion des documents via :
• La mise en place d’une organisation chargée de la gestion du projet
• Le déploiement d’outils/moyens techniques, humains et financiers
• La mise en place des indicateurs clés de performance
• La définition des emplacements physique et numérique de la documentation à gérer
• L’établissement d’un plan de classement adapté
• La hiérarchisation des documents à conserver
Les avantages d’une bonne stratégie de gestion des documents
Définir une stratégie de gestion documentaire claire et adaptée présente plusieurs avantages.
1. Des gains de temps
« Le temps, c’est de l’argent » . En mettant en place une stratégie de gestion des documents adaptée, l’entreprise améliore l’efficacité de ses procédures et offre une structure normée de classement de l’information. Elle peut alors chercher et retrouver plus rapidement un document/fichier, le classer au bon endroit simplement et le consulter facilement.
2. Des gains de productivité
Une bonne gestion des documents permet aux entreprises de gagner en fluidité dans l’ensemble de la chaîne de travail. En effet, les échanges et la communication entre les collaborateurs deviennent plus fluides, le travail collaboratif est facilité et le partage de l’information et des documents est plus dynamique au sein des services et équipes et/ou avec les partenaires externes.
3. Une meilleure organisation
Attestations et fiches de salaire, contrats, assurance, documents externes…Le volume de fichiers et de documents présents au sein d’une entreprise se multiplie chaque jour et peut représenter un blocage à l’efficacité des collaborateurs dans leurs tâches au quotidien.
En confiant la gestion des documents à un expert de la gestion documentaire, l’entreprise se concentre sur son cœur d’activité et gagne en efficacité. Une bonne organisation documentaire revêt aussi des avantages en termes de pilotage des activités et permet aux dirigeants de faire des choix structurants qui révèlent une stratégie d’accès à l’information à temps.
4. Une satisfaction client assurée
Une bonne stratégie de gestion des documents permet à l’entreprise de fidéliser ses clients et d’en gagner de nouveaux puisque les processus sont raccourcis et l’information circule mieux entre l’entreprise et ses clients. Le fait de bien gérer son patrimoine documentaire permet à l’entreprise de renforcer son image et offrir ainsi une meilleure transparence et une plus grande réactivité.
5. Des espaces optimisés
L’espace étant est de plus en plus limité face à la quantité des documents à conserver l’entreprise doit obligatoirement opter pour un système de gestion des documents efficace.
Après un état des lieux et afin de récupérer de l’espace au sein de l’entreprise pour améliorer les conditions de travail des collaborateurs, le professionnel de la gestion documentaire vous accompagnera afin de déployer des solutions adaptées aux besoins et aux enjeux de l’entreprise tout en proposant des solutions globales afin de faire de la gestion des documents un levier de performance.
6. La conformité avec les règlementations en vigueur
Les entreprises doivent maîtriser l’information et les processus de gestion des documents afin d’assurer la conformité aux lois et règlementations qui s’appliquent à son activité.
Que ça soit pour des raisons juridiques ou légales, le professionnel se doit de pouvoir produire les documents nécessaires en temps voulu. Le fait d’opter pour une gestion réfléchie et efficiente des documents permet aux organisations et aux institutions de répondre à cet impératif.
7. Une sécurité assurée
Afin de garantir et renforcer la protection des documents et sécuriser les données en cas d’éventuels aléas, les entreprises doivent mettre en place un système de gestion des documents.
De plus, une bonne gestion des documents permet une conservation organisée et sécurisée de la data de l’entreprise. Les solutions d’archivage et de GED notamment, permettent un suivi optimal des documents. Ainsi, la consultation des documents originaux est limitée au maximum. Il est également possible de mettre en place un système de suivi de consultation des documents physiques afin d’en assurer la traçabilité
En conclusion …
Un système de gestion documentaire adapté permet d’assurer une organisation et une gestion efficace de tous les documents et fichiers de l’entreprise. Ces derniers représentent un capital important. En effet, ils constituent une part non négligeable de l’information disponible au sein de l’organisation.
Être en mesure de les conserver tant que cela est nécessaire, de les rendre disponibles aux bonnes personnes au bon moment, mais aussi de s’en débarrasser lorsqu’ils deviennent obsolètes sont autant d’élément qui font gagner l’organisation en efficacité.