Au quotidien l’entreprise voit circuler de nombreux documents. Ces derniers sont de plus en plus numériques, et, de surcroît, le papier est toujours bel et bien présent.
Nombreux sont les dirigeants qui pensent qu’il suffit de ranger des documents dans des armoires ou sur des serveurs pour parler d’archivage.
Et bien, nous allons vous montrer que ceci n’est pas si simple que cela !
Pourquoi stocker les documents ne suffit pas ?
Le volume d’information en entreprise a connu une croissance exponentielle ces dernières années. Avec cette masse de plus en plus importante à gérer, nombreux sont les dirigeants à se demander comment les conserver.
Bien souvent, faute de temps, de moyen et/ou d’expertise, ces documents sont conservés dans des armoires et autres baies de stockage de façon plus ou moins organisée et pas nécessairement correctement sécurisée.
Si cela peut être rassurant de savoir que les documents sont bien là, à l’usage, ce mode de fonctionnement revêt de multiples inconvénients. Pour n’en citer que quelques-uns : perte de temps pour rechercher un document, sans parfois même pouvoir le trouver ; armoires qui débordent ; capacité de stockage limitée, etc.
En effet, stocker, c’est se contenter de conserver, alors même que ce n’est pas toujours nécessaire ! Archiver, au contraire, c’est mettre en place les mécanismes d’une bonne gestion documentaire au bénéfice du bon fonctionnement de l’organisation !
Archiver ou comment gérer son patrimoine documentaire efficacement !
Une bonne politique d’archivage doit être adaptée aux modes de fonctionnement de l’entreprise ainsi qu’au volume de documents qui y transitent. L’audit documentaire préalable est une étape incontournable afin de définir la stratégie appropriée.
Cette dernière doit prendre en compte aussi bien les documents physiques que numériques. Mais si l’on part de zéro, on pourra toutefois adopter une démarche progressive en s’y attaquant en deux temps.
Cette démarche permettra, dans un premier temps, de définir ce qui doit être archivé ou non. Et, le cas échéant, de définir la durée de conservation. On se rend souvent compte à cette étape, que bon nombre de documents ont été conservés trop longtemps inutilement.
Définissant les règles de conservation et de classement à travers le plan d’archivage, il deviendra beaucoup plus simple d’accéder aux documents entrainant des gains de temps non négligeables. La politique d’archivage offre également à l’entreprise une certaine sérénité puisqu’elle tient compte des contraintes juridiques et règlementaires auxquelles elle est soumise.
Il est indispensable d’avoir une bonne connaissance archivistique pour définir la politique adéquate. Avoir recours à un professionnel de la gestion documentaire est souvent synonyme de gain de temps et d’efficacité.
À propos de la salle d’archives
Cette politique une fois définie, il s’agit de conserver les documents qui doivent l’être. Bien que le stockage des documents numériques soit un vrai sujet (dont nous parlerons dans un prochain article), concentrons-nous sur les documents physiques : de simples armoires sont-elles suffisantes, où faut-il un espace dédié ?
S’il est vrai que la réponse peut varier en fonction du volume de documents, il est fortement recommandé de disposer d’une salle dédiée aux archives. Cette dernière permet en effet de s’assurer de conserver les documents dans les meilleures conditions. Encore faut-il que cet espace soit adapté et répondent à certains critères.
Les conditions climatiques dans lesquelles seront conservés les documents sont importantes afin d’assurer leur intégrité. Il faut notamment veiller à la température et au taux d’humidité. L’éclairage, qu’il soit naturel ou artificiel, a également un impact sur la conservation.
La question cruciale est celle de la place ! Le volume de l’espace doit être suffisant pour disposer rayonnages et espace de consultation. Il est important d’anticiper et de prévoir une éventuelle augmentation des volumes de documents afin de s’assurer de la pérennité de cet espace !
Il est parfois nécessaire ou préférable de faire appel à une société spécialisée dans la conservation des archives.
Et vous, où en êtes-vous dans la gestion de vos archives ? Et si nous en parlions ?