L’année 2022 touche bientôt à sa fin… Alors que 2023 se profile, l’heure est venue de prendre de bonnes résolutions !
Et puisque, c’est bien connu, les promesses de sport ou de régime alimentaire sain ne passent pas le mois de février, on se concentrera ici sur la gestion de votre patrimoine documentaire !
Résolution n°1 : faire le tri dans ses documents
Vous connaissez régulièrement le sentiment de panique à l’approche de la clôture des comptes ou d’un audit ? Il est temps de dire stop !
Non seulement une bonne organisation documentaire vous permettra d’aborder les impondérables sereinement, mais cela vous apportera de nombreux autres bénéfices. Le premier, et pas des moindres, le gain de temps. Vos collaborateurs et vous-même éviterez les pertes de temps inutiles dans la recherche de documents.
Pour démarrer, il est indispensable d’identifier les différents types de documents qui circulent dans l’entreprise. Cela vous permettra déjà de définir ceux qui doivent être conservés et ceux qui pourront être jetés ou détruits directement.
Résolution n°2 : définir un plan de classement
Il est facilement compréhensible que dans le quotidien parfois tumultueux d’une entreprise, la gestion des archives ne soit pas identifiée comme une priorité. Mais en mettant pause un instant, on peut facilement appréhender les risques et/ou désagréments liés à une absence de gestion documentaire : perte ou altération de document, temps de recherche à rallonge, répétition de tâches, etc. Et ne parlons pas du cas d’éventuels contrôles administratifs ou fiscaux où il s’agit d’être en mesure de produire une multitude de documents dans un délai souvent serré …
Avec du recul, il semble évident que l’on a plus à gagner qu’à perdre à mettre en place un système de gestion des archives en entreprise. S’il faut encore vous en convaincre, voici quelques avantages.
Résolution n°3 : organiser sa salle d’archives
La salle d’archives ou la zone dédiée aux archives, doit répondre à certains critères pour une gestion optimale. Nous avons parlé de la salle d’archive dans un précédent article. Outre des éléments comme la température ou le niveau d’humidité, l’espace doit être suffisant pour y entreposer l’ensemble des archives qui doivent être conservées. L’organisation doit être en phase avec le plan de classement afin de, d’abord, pouvoir classer les documents facilement, et les retrouver par la suite.
Il convient bien entendu, de se conformer aux règles de conservation et d’épurer régulièrement les archives afin de se débarrasser des documents qui ne sont plus utiles pour l’entreprise. Cela évitera d’encombrer inutilement la salle d’archives et facilitera la recherche de documents.
Résolution n°4 : organiser son espace de stockage numérique
Il est inévitable aujourd’hui de stocker numériquement les documents. D’abord parce que bon nombre d’entre eux sont aujourd’hui nativement numériques ! Ensuite, numériser les documents physiques devient une pratique courante, permettant à la fois de sécuriser son patrimoine documentaire et de faciliter la consultation des documents.
Encore faut-il pour cela que l’espace de stockage numérique soit organisé !
Quel que soit l’outil pour lequel vous opterez, du simple dossier partagé à l’outil de Gestion Electronique des Documents, un plan de classement sera bien entendu nécessaire.
Là encore, ce dernier permet d’assurer une organisation optimale et adapté à vos usages documentaires.
Résolution n°5 : penser global
Vous l’aurez compris, archivage physique et numérique sont intimement liés. Aussi, la démarche de gestion de vos archives doit être appréhendée de façon globale. Votre système d’archivage doit donc tenir compte aussi bien de vos documents physiques que numériques. Une stratégie de gestion documentaire bien définie vous permettra sans nul doute de gagner un temps considérable. Ainsi, vous vous concentrez sur votre cœur de métier sans être entravé par des problématiques documentaires.
Pour cela, peut-être devriez-vous songer à vous faire accompagner par des experts de la gestion documentaire ?