Au quotidien l’entreprise est soumise à de nombreux flux documentaires. Que ceux-ci soient physiques ou numériques, ils contiennent de nombreuses informations plus ou moins capitales pour l’organisation.
Bien souvent, la gestion de ce capital documentaire passe au second plan. Qu’il s’agisse de manque de temps, de ressources ou de connaissance en la matière, les raisons de faire l’impasse sur la gestion des archives sont nombreuses.
Pourtant les dirigeants, tant dans le secteur privé que public, auraient beaucoup à gagner à prendre le sujet en main.
Car, oui, la gestion des archives en entreprise c’est important ! On s’attache à vous expliquer pourquoi dans cet article !
Vos documents sont des archives
Avant de rentrer dans le vif du sujet, il parait important d’apporter des précisions sur le terme « archive ».
Quand on parle d’archives, on pourrait avoir tendance à penser qu’il s’agit de documents plutôt anciens qui n’ont plus forcément d’utilité au quotidien. Et, vous nous voyez venir, ceci est une erreur.
En effet, les archives désignent en fait l’ensemble des documents au sein de votre entreprise. Et ce, indépendamment de leur date ou de leur nature. Autrement dit, un document informatique est une archive au même titre qu’un document papier. Au Maroc, c’est la loi 62-99 qui le dit !
En fonction de l’étape du cycle de vie des documents, on distingue trois types d’archives : les courantes, les intermédiaires et les archives définitives. Et comme il paraît qu’un dessin vaut milles mots, voici un schéma explicatif :
Gestion des archives : perte de temps ou bénéfice ?
Il est facilement compréhensible que dans le quotidien parfois tumultueux d’une entreprise, la gestion des archives ne soit pas identifiée comme une priorité. Mais en mettant pause un instant, on peut facilement appréhender les risques et/ou désagréments liés à une absence de gestion documentaire : perte ou altération de document, temps de recherche à rallonge, répétition de tâches, etc. Et ne parlons pas du cas d’éventuels contrôles administratifs ou fiscaux où il s’agit d’être en mesure de produire une multitude de documents dans un délai souvent serré …
Avec du recul, il semble évident que l’on a plus à gagner qu’à perdre à mettre en place un système de gestion des archives en entreprise. S’il faut encore vous en convaincre, voici quelques avantages.
>> Capitaliser sur les données
Mettre en place un système de gestion des archives physiques et numériques, permet de savoir précisément de quelles informations dispose l’entreprise.
Grâce aux nouvelles technologies, il est possible d’extraire ou de visualiser un certain nombre de données pour les analyser à des fins utiles. La data vaut de l’or, il serait dommage de s’en priver !
>> Stocker ce qui doit l’être
La mise en place un système de gestion des archives va donner lieu à l’élaboration d’un tableau de gestion d’archivage. Cet outil va, non seulement en définir l’organisation, mais aussi permettre de procéder aux éliminations des documents qui ne doivent plus être conservés. Ainsi, qu’il s’agisse de document physique ou numérique, vous ne conservez que ceux qui doivent l’être.
>> Optimiser les process de traitement
S’engager dans la gestion des archives, c’est repenser sa gestion documentaire. Une occasion en or pour formaliser les processus de traitement des différents types de documents. Bien souvent, cela permet de pointer du doigt des dysfonctionnements et/ou axes d’amélioration dans les flux documentaires.
>> Gagner du temps
Gestion des archives rime avec organisation. De quoi gagner du temps à plusieurs niveaux. Plus de question à se poser dans le classement puisque tout est documenté et structuré. Il en va de même pour retrouver les documents, vous savez désormais où chercher !
>> Assurer sa conformité
L’élaboration d’une stratégie d’archivage prend bien entendu en considération toutes les contraintes auxquelles votre organisation est soumise. Norme, certification, règlementation, loi … vos documents sont conservés dans les conditions et le temps qu’ils doivent l’être. De quoi être serein en cas de contrôle.
Gestion des archives : y aller seul ou accompagné ?
Si vous êtes désormais convaincu qu’il est bel et bien temps de gérer vos documents, vous vous demandez peut-être comment y parvenir ?
Vous l’aurez compris à la lecture de cet article, l’élaboration d’un système de gestion des archives efficace nécessite tout de même des compétences en la matière ! À moins d’avoir en interne des archivistes de métier, il est fortement recommandé de faire appel à un expert pour vous orienter dans la démarche.
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