La dématérialisation est au cœur de la transformation digitale des entreprises. Ces dernières sont d’ailleurs de plus en plus conscientes que la dématérialisation des documents en entreprise est synonyme de performance et de productivité.
En effet, les documents constituent un capital d’information important pour les organisations. Les défis sont d’ordres multiples : organisation, volet juridique, relation client, etc.
Pour autant, faut-il dématérialiser tous les documents en entreprise ?
La dématérialisation, qu’est-ce que c’est ?
Avant tout, il convient de définir plus précisément ce qu’est la dématérialisation.
Dématérialiser un document, c’est en faire un fichier numérique. Concrètement il s’agit soit de scanner un document physique pour l’utiliser via le digital ; soit de créer ce document directement au format numérique. Dans ce deuxième cas, on parle de dématérialisation native.
Opter pour une stratégie de dématérialisation des documents en entreprise, c’est donc préférer le format numérique au support papier.
La dématérialisation des documents papier est un facteur d’efficacité et de performance. En effet, il ouvre la possibilité pour une entreprise de traiter, stocker et partager ses fichiers de manière 100 % digitale. Toutefois il faudra prêter attention à la législation qui implique encore la conservation de certains documents au format papier.
Quels types de documents peut-on dématérialiser ?
Tous les types de documents entrent dans la catégorie des documents dématérialisés qu’ils soient natifs ou non. Légalement, les documents électroniques ont la même valeur que les documents papiers. Il faut cependant veiller à ce qu’ils soient conformes et qu’ils respectent les procédures légales et les règles de sécurité et disposent de certificats. C’est pourquoi, il est souvent plus simple pour les entreprises d’avoir recours au document physique. Cela dit, l’un n’empêche pas l’autre. Une entreprise peut décider de dématérialiser l’ensemble des documents et de conserver les originaux, qui seront alors archivés. On aura recours aux documents papiers uniquement si cela est indispensable.
Quand on se lance dans la dématérialisation des documents, il est conseillé d’y aller par étape. Ainsi, la stratégie élaborer permettra, en fonction des souhaits et des contraintes de l’entreprise, de définir des priorités et des étapes dans la mise en œuvre du projet.
En pratique, les entreprises dématérialisent souvent en priorité les courriers entrants, les factures fournisseurs, mais aussi les bons de commande et les bons de livraison. Au-delà de la dématérialisation comptable et de la dématérialisation des documents administratifs, un champ est également souvent privilégié : il s’agit du domaine RH. Ici, la dématérialisation concerne essentiellement les bulletins de salaire, les déclarations sociales et les contrats.
La dématérialisation des flux
Lorsqu’une entreprise passe le cap de la dématérialisation documentaire, elle peut choisir de faire un pas vers une transformation digitale beaucoup plus large. Il ne s’agit plus de passer uniquement des documents de l’état physique à digital mais de modéliser l’ensemble des flux documentaires ainsi que les cycles de validation qui vont avec.
On distingue trois catégories de flux :
Flux entrants
Entrent dans cette catégorie, tous les documents physiques ou numériques provenant de l’extérieur et arrivant dans l’entreprise. On peut citer notamment, les factures fournisseurs, les contrats, les réclamations, les commandes, les offres de service …
Flux sortants
À l’inverse et comme son nom l’indique, il s’agit des documents provenant de l’entreprise à destination d’une entité externe. On fait référence ici, par exemple, aux factures clients, courriers à l’administration ou à un tiers, les devis, les contrats, etc.
Flux internes
Il s’agit de tous les échanges d’information au sein même de l’organisation. On parle aussi de flux circulant. Les documents utilisés dans l’entreprise qu’ils proviennent d’une source externe ou interne appartiennent à cette catégorie. Sont concernés, par exemple, les notes de service qui emprunteront exclusivement des voies internes ; ou encore une facture fournisseur, issue d’un flux externe et qui passe ensuite en interne afin d’être validée.
En conclusion …
Pour répondre à des enjeux de réactivité, de flexibilité et de communication, la dématérialisation des documents en entreprise devient de plus en plus essentielle.
Cela dit, même si, dans l’absolu, tous les documents peuvent être dématérialisé, il convient de définir ses priorités. Cela permettra d’élaborer un projet de dématérialisation des documents répondant aux besoins de l’entreprise, ses objectifs ainsi que ses moyens.