La dématérialisation des documents est un processus crucial dans les organisations modernes. En effet, elle permet de faciliter la circulation de l’information, de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité de la gestion documentaire.

Toutefois, la dématérialisation ne doit pas être considérée comme une solution miracle, car elle implique certains défis qu’il convient de relever pour une réussite totale du projet.

Dans cet article, nous allons examiner les principaux défis à relever pour une dématérialisation des documents réussie !


La résistance au changement

Femme qui fait de la résistance au changement

La dématérialisation des documents peut parfois être perçue comme une menace. En effet, un projet de dématérialisation vient souvent bouleverser les processus et les habitudes de travail existants. Les collaborateurs peuvent être réticents à abandonner les pratiques traditionnelles et à adopter de nouveaux outils.

Il est donc nécessaire de communiquer clairement tout au long des phases du projet et mettre en avant les avantages de la dématérialisation pour l’organisation, mais aussi pour les collaborateurs eux-mêmes. Mais, soyons clairs, une simple action de communication ne suffira probablement pas. Il est important avant même de démarrer le projet, de se préparer à accompagner efficacement le changement.


La gestion du changement

la gestion du changement dans un projet de dématérialisation des documents

Nous venons de le dire, la dématérialisation des documents peut entraîner des changements importants dans les processus et les habitudes de travail de l’organisation. Il est donc important de mettre en place une gestion du changement efficace pour accompagner les équipes tout au long de la mise en œuvre du projet.

Il s’agit en effet, d’impliquer les équipes en amont afin, d’une part, de leur donner une vision claire sur les étapes à venir. D’autre part, des actions doivent être mises en place afin que chacun se sente partie prenante du projet.

Communication, formation et accompagnement doivent jalonner l’élaboration et le déploiement du projet de dématérialisation afin d’assurer une adoption progressive des nouvelles pratiques.


La sécurité des données

la sécurité des données dans un projet de dématérialisation des documents

La dématérialisation des documents implique la notion d’hébergement. Quel que soit le choix opéré par l’organisation, il est essentiel de mettre en place des mesures de sécurité solides pour protéger les données.

Le cas échéant, les entreprises doivent également se conformer aux réglementations en matière de protection des données de leur pays.

Pour relever ce défi, les organisations doivent travailler avec des experts en sécurité informatique en interne ou en externe pour évaluer les risques et mettre en place des mesures de sécurité appropriées.

En outre, les employés doivent également être à minima initié à la sécurité informatique et à la protection des données. Et cela vaut d’ailleurs même en dehors d’un projet de dématérialisation !


La qualité des données

qualité des données

La dématérialisation des documents va mécaniquement augmenter la quantité de données disponibles … mais pas nécessairement leur qualité. En effet, les données peuvent contenir des erreurs, des doublons ou des informations obsolètes. Ces données de mauvaise qualité peuvent nuire à l’efficacité de l’organisation et à la prise de décision.

C’est pour cela qu’il est pertinent de mettre en place des processus de validation et de contrôle de qualité des données. Il est bien entendu possible de dématérialiser ce process ! D’où l’importance de l’anticiper afin de l’intégrer au projet.


La compatibilité des systèmes

compatibilité des systèmes

La dématérialisation des documents va probablement nécessiter l’utilisation de nouveaux systèmes et logiciels. Dès lors, il est important de faire une analyse de l’existant afin de s’assurer de la compatibilité et des possibilités d’intégration des différents systèmes.

Être accompagné par un expert qui maîtrise à la fois les aspects métiers que technique de la gestion documentaire est un vrai plus pour la réussite du projet !


En conclusion, la dématérialisation des documents offre de nombreux avantages aux organisations. Elle implique toutefois des défis qui nécessitent une attention particulière et auxquels il faut être préparé !