La gestion électronique des documents également appelé par son acronyme « GED », désigne le processus de gestion des documents à travers les outils numériques. Il peut s’agir de documents papier numérisés ou de fichiers nativement numériques.
Par raccourcis, on parle souvent de GED pour désigner le logiciel de gestion électronique de documents. C’est d’ailleurs de cela dont nous parlerons dans cet article.
Les logiciels de GED aident notamment à organiser et suivre les documents. Ceci a pour avantage de permettre aux utilisateurs de trouver plus facilement ce dont ils ont besoin quand ils en ont besoin. D’autre part, la gestion numérique des documents, permet de centraliser le capital documentaire, de mieux le maitriser et de le sécuriser.
Voici donc tout ce que vous devez savoir sur la GED :
Qu’est-ce que la GED ?
La GED est un système de gestion des documents qui vise à stocker et gérer les documents au format numérique. Elle permet de gérer de grands volumes de documents de natures différentes, notamment des fichiers PDF, des images ou encore des courriels.
Les systèmes de GED peuvent être utilisés pour stocker, suivre et récupérer des documents par voie électronique. Ils peuvent également être utilisés pour partager des documents entre plusieurs utilisateurs et pour contrôler qui a accès à quels documents.
Les outils de GED comprennent généralement des fonctions telles que la recherche en texte intégral, le contrôle des versions et la sécurité des documents. De nombreux systèmes de GED sont également dotés de fonctionnalités de workflow, qui permettent aux utilisateurs de faire passer les documents par une série d’approbations avant leur publication.
Quel est le meilleur logiciel pour gérer vos documents ?
En matière de gestion de documents, il existe une grande variété de logiciels. Cependant, tous les systèmes de gestion de documents ne sont pas créés égaux et ne répondent pas tous aux mêmes besoins.
Pour trouver et choisir le système de gestion documentaire adapté, il est important de prendre en compte les facteurs suivants :
1. La facilité d’utilisation : Le meilleur outil de GED doit être facile à utiliser, disposer d’une navigation simple et intuitive et proposer, dans l’idéal, une interface conviviale. Il doit également être compatible avec votre matériel et votre système d’information existant.
2. Fonctionnalités : Il est important d’identifier les fonctionnalités clés dont vous avez besoins comme la gestion des versions d’un document ou paramétrage de flux de validation par exemple.
3. Prix : Comparez le prix de différentes solutions de GED pour trouver celle qui correspond le mieux à votre budget tout en répondant à vos besoins. Envisager ce montant dans sa globalité : n’oubliez pas de prendre en compte les coûts cachés, tels que les frais d’abonnement ou encore les frais d’assistance.
La meilleure solution GED dépend donc d’une variété de facteurs issus de vos propres besoins et objectifs. En prenant le temps d’évaluer vos options, vous pouvez trouver un système de gestion documentaire qui vous aidera à travailler plus efficacement et à améliorer votre productivité. Les conseils d’un spécialiste de la gestion documentaire pourront vous être précieux. En effet, il dispose de l’expérience nécessaire pour identifier la solution la plus adaptée et vous accompagner dans votre projet.
Conseils pour utiliser la GED
La GED, ou gestion électronique des documents, est un excellent moyen de garder vos documents organisés et accessibles. Voici donc quelques conseils pour utiliser la GED dans la gestion de vos documents :
- Centralisez vos documents et définissez votre arborescence. La solution GED vous permet de regrouper l’ensemble de vos documents. Il est essentiel de définir un plan de classement pertinent pour votre organisation.
- Utilisez les métadonnées. Les métadonnées sont utilisées pour « étiqueter » et classer vos documents. Ceci facilite la recherche et peu également permettre un classement automatique.
- Utilisez le contrôle des versions. Les systèmes de GED peuvent vous aider à garder la trace des différentes versions d’un document, afin que vous puissiez toujours accéder à la version la plus récente tout en conservant l’historique.
- Pensez à la cohérence de votre système d’information. Les systèmes de GED peuvent souvent être intégrés à d’autres outils, tels que les systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Cela facilite l’accès aux informations et leur partage entre les différents services de votre organisation. De plus, cela permet de réduire vos frais : les utilisateurs ayant un besoin unique de consultation n’auront pas besoin de licences pour accéder aux applications tierces.
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