Les documents font partie du quotidien de l’entreprise. S’il est vrai que le numérique a pris une place d’importance au sein des organisations, le document papier y a toujours une place de choix.
Une bonne gestion de ce capital informatif permet non seulement de répondre aux contraintes juridiques ou organisationnelles, mais surtout de gagner en performance.
7 étapes pour réussir son projet d’archivage physique des documents
Afin de mener à bien un projet d’archivage, il convient de procéder par étape. Voici 7 étapes permettant d’assurer la réussite de la mise en place de votre projet d’archivage :
- Identifier et décrire les activités de l’entreprise, définir les missions et attributions de chaque service et identifier les acteurs clés en charge des documents importants pour l’entreprise.
- Définir quels documents doivent être conservés : documents à valeur contractuelle, preuves administratives, documents légaux, … Les lister et les hiérarchiser selon un plan de classement.
- Déterminer les conditions de conservation : format, délais de conservation …
- Identifier les solutions et outils d’archivage : référentiel de conservation, supports adaptés …
- Veiller et s’informer pour faire évoluer le système d’archivage et en assurer la pérennité.
- Associer archivage physique et numérique afin de faciliter l’accès au document et de réduire les risques de perte de documents.
- Mettre en place des règles de communication et d’accessibilité aux documents sensibles nécessitant la plus grande confidentialité.
Dématérialisation des archives : les avantages
Des archives physiques bien organisées représentent de multiples gains pour l’entreprise : place, temps, sécurité pour n’en citer que les principaux. Couplé aux solutions digitales, l’archivage permet à l’organisation de tirer encore plus de bénéfices de leur stratégie d’archivage.
- Trouver des documents rapidement : en quelques clics, une recherche par mot-clé ou dans une arborescence permettra d’identifier les documents recherchés.
- Garantir un accès sécurisé : le système numérique permet de gérer très simplement les conditions d’accès aux documents.
- Protéger les documents : L’original n’est utilisé que quand c’est absolument nécessaire ! La consultation de la version numérique permettra de minimiser les risques d’altération ou de perte de documents.
- Une accessibilité sans limite : un accès digital permet aux utilisateurs d’avoir la capacité de consulter les archives où qu’ils soient et à tout moment.
Archivage physique des documents : faut-il externaliser ?
Toutes les organisations ne sont pas égales sur le sujet. Ancienneté ou encore secteur d’activité sont des facteurs influençant l’usage des documents papiers. Ainsi, en fonction du volume ou encore du niveau de criticité des documents, la mise en place d’un système d’archivage sera plus ou moins complexe.
Dans tous les cas, un archivage efficace nécessite des connaissances en matière de gestion de documents. C’est pourquoi, il est conseillé de faire appel à un professionnel qui vous accompagnera dans la démarche.