La gestion documentaire en entreprise peut sembler anecdotique ou un domaine réservé aux grandes organisations.
Pourtant, bien gérer ses documents quelle que soit leur volume, la taille ou le secteur d’activité de l’entreprise peut se révéler être un levier d’optimisation d’importance.
Gain de place, de temps et bien sûr d’argent, une gestion documentaire digne de ce nom pourrait révéler des performances jusqu’à lors insoupçonnées par les dirigeants.
On vous donne 3 bonnes raisons de commencer à vous occuper de vos documents.
1. Les documents : plus que du papier, des informations
Un document qui circule en entreprise, c’est avant tout une information. Un flux documentaire non maîtrisé c’est autant d’informations potentiellement importantes qui échappent à l’entreprise.
Et quand on parle de documents aujourd’hui on fait référence aux documents physiques mais également numériques. Les sources de ces documents étant multiples (emails, documents bureautiques, courriers papiers, factures, etc.), il est d’autant plus important d’être en mesure de centraliser et maîtriser leur flux.
Certaines sources affirment que plus de 40% des informations importantes n’existent que sous format papier dans les organisations. Si ce chiffre n’est pas vérifiable, il démontre toutefois tout l’intérêt de gérer l’ensemble des documents dans l’entreprise.
Ainsi l’organisation est en mesure de capitaliser sur l’information dont elle dispose, assurer la traçabilité des documents qui circulent dans l’entreprise et les sécuriser.
2. Un système documentaire efficace : gagner du temps et se consacrer à l’essentiel
Selon une estimation réalisée en 2017 par l’Association information et management (AIM), le temps passé à la recherche d’informations s’élèverait 7 heures 30 minutes par semaine. Soit à peu près une journée d’activité ! Et l’étude ne précise pas si, en bout de chaîne, l’information recherchée a effectivement été trouvée !
C’est dire le temps perdu dans des activités qui ne créent aucune valeur ajoutée pour l’entreprise … et pour le collaborateur non plus. Et cela ne concerne pas uniquement les grandes entreprises. En effet, selon une étude menée par le cabinet Gandys et Ludsen, pour une PME de 20 salariés, une mauvaise gestion documentaire entraîne une perte de 40 à 60 minutes de travail par jour. Ce qui revient également à près d’un jour par semaine.
Un système de gestion documentaire clair et maîtrisé permet donc aux collaborateurs de retrouver facilement l’information recherchée, et par la même occasion lui procure une meilleure expérience. Ce temps gagné peut être utilisé pour se consacrer à sa véritable activité. C’est donc un gain considérable de productivité.
3. Gérer son système d’impression : économique et plus écologique
Malgré l’avènement du numérique, l’impression reste légion en entreprise. Et le zéro papier, ne fait pas forcément sens aujourd’hui, dans un contexte ou la législation peine à s’aligner avec les évolutions digitales.
Le document papier a donc encore de beaux jours devant lui. En revanche, l’impression est un centre de coût plus important qu’on pourrait l’imaginer.
S’il est difficile de trouver des chiffres à ce sujet sur la consommation des entreprises marocaines, les données internationales donnent toutefois quelques indications. Ainsi, par exemple, selon l’ADEME (Agence française de la transition écologique) « chaque salarié consomme l’équivalent de 3 ramettes de papier par mois. Sachant que 25 % des documents sont jetés 5 minutes après leur impression. ». De même, en 2010, une étude de Loudhouse pour le compte de Kyocera révélait que « l’employé de bureau moyen imprime environ 10 000 feuilles de papier par an ».
On comprend donc aisément que maîtriser le sujet de l’impression en entreprise peut rapidement se révéler bon pour le portefeuille de l’entreprise … et pour la planète.