La gestion des documents représente un enjeu majeur pour les organisations qu’elles soient publiques ou privées. En fonction de son activité, du volume de documents, de leur nature ou encore leur niveau de criticités, chaque organisation doit être en mesure de déployer un système efficace et adapté à ses objectifs, enjeux et contraintes.
Nous avons compilé pour vous, 5 choses à savoir absolument sur la gestion documentaire !
1. La gestion documentaire n’équivaut pas à la Gestion Électronique de Documents (GED)
A l’heure du tout numérique, on a souvent tendance à n’appréhender que le volet digital des différents volets liés à la gestion de l’information dans les organisations.
Or, le périmètre de la gestion documentaire est beaucoup plus large et fait référence à l’ensemble des documents de l’entreprise ou de l’organisme concerné. De nos jours, le document papier règne encore en maître dans le monde professionnel !
Ainsi, quand on parle de gestion documentaire on évoque l’ensemble des documents tant physique que numérique. Il est d’ailleurs indispensable d’appréhender la différente nature des documents qui contiennent des informations capitales pour l’entreprise.
Une analyse de ces différents documents, permettra de mettre en place un système de gestion documentaire global, pertinent et en phase avec les objectifs et les modes de fonctionnement de l’organisation.
La solution de Gestion Electronique de Document (GED), quant à elle, fait partie des outils qui pourront être déployés pour faciliter la gestion des documents et leur partage notamment.
2. Archives et documents, c’est différent !
Dans le langage courant, hormis les initiés, on utilise souvent indifféremment les notions de document ou d’archive. Ou encore on utilisera archive pour un document classé et inutilisé depuis longtemps.
En fait, cela est un tout petit peu plus complexe ! Nous tenterons tout de même de rester assez simple dans l’explication qui suit.
La loi 62-99 définit les archives comme étant : « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».
Il peut s’agir de :
- Une pièce : c’est-à-dire un document d’archive isolé
- Un dossier : désigne un ensemble organique de documents en relation avec la même affaire
- Un fonds d’archives : il s’agit de tous les documents, pièces et dossiers de toute nature, réunis et conservés par une personne physique ou morale en raison de ses fonctions ou de son activité.
Il existe trois grands types d’archives : les archives courantes, les archives intermédiaires et, enfin, les archives définitives.
Ces différentes catégories, font référence aux documents à leur différentes étapes du cycle de vie.
- Les archives courantes : elles font référence aux documents en création ou en cours d’utilisation. Elles sont utilisées de façon régulières dans le cadre du travail quotidien.
- Les archives intermédiaires : il s’agit des documents caractérisés par une utilisation moins fréquente. On les appelle également « archives semi-actives ».
- Les archives définitives : elles concernent les documents dont la DUA (Date d’Utilité Administrative) est dépassée mais qui doivent être conservés. Ces archives, aussi dites « historiques », sauf exception prévues par la loi, doivent être versées aux Archives du Maroc pour une conservation pérenne.
3. Tous les documents ne doivent pas être conservés indéfiniment
En tant que particulier ou entreprise, nous ne sommes pas tenus de conserver nos documents indéfiniment. Heureusement d’ailleurs, car cela devient rapidement encombrant ! Le gain d’espace fait d’ailleurs partie des nombreux avantages de la mise en place d’un système de gestion documentaire !
Cela dit, un certain nombre de documents sont assortis d’une durée de conservation légale. C’est le cas notamment des documents comptables au Maroc. En effet, le Code Général des Impôts instaure l’obligation de conserver tous les documents comptables nécessaires au contrôle fiscal pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice fiscal.
4. La gestion documentaire c’est faire gagner de la performance à l’entreprise
Au-delà du gain de place, mettre en place un dispositif de gestion documentaire revêt de nombreux avantages pour l’entreprise. En voici quelques-uns :
- Une organisation claire et définie : gérer les documents, c’est, après en avoir dressé l’inventaire, établir une structure de classement formalisée. Cette dernière prendra aussi bien en compte le classement physique que numérique.
- Un gain de temps considérable : des documents organisés, ce sont des documents faciles à trouver ! c’est aussi simple que cela !
- Sécurisation des documents : mettre en place un système de gestion documentaire va en général de pair avec la numérisation des documents physiques. Ainsi, au-delà d’en faciliter l’accès, le recours au document original est limité évitant ainsi les risques de pertes ou de dégradation.
- Rationaliser les flux : l’identification des différents flux documentaire permettra de mettre le doigt sur d’éventuelles incohérences et d’apporter les actions correctives pertinentes. La centralisation des documents au sein d’un système de gestion documentaire permettra également une gestion globale des flux. Certains d’entre eux pourront également être automatisés.
5. Les documents numériques ont-ils une valeur juridique au Maroc ?
Si pendant longtemps le dispositif a été dépassé par l’évolution rapide des nouvelles technologies, la pandémie a permis une accélération de l’arsenal juridique liés aux transactions électroniques. C’est notamment le cas de la loi n°43-20 conçue pour améliorer l’encadrement juridique de la confiance numérique. Cette dernière vient en complément de la loi n°53-05 relative à l’échange électronique des données juridique qui fixe le régime applicable aux données juridiques échangées par voie électronique et à la signature électronique. D’autres lois, notamment sur la protection des données ou la cyber sécurité ont également évoluées ou vu le jour.
Désormais un document portant une signature électronique est recevable comme preuve en justice. Celle-ci doit bien entendu respecter tous les critères édictés par la loi, elle « doit être créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié, et reposer sur un certificat qualifié de signature électronique ». Le cachet électronique est également désormais règlementé.
Ces avancées sont évidemment significatives, mais le document physique a encore de beaux jours devant lui ! Mieux vaut donc en assurer une gestion efficace et durable !